"SharePoint Vs OneDrive: Principais Diferenças"

O que é o SharePoint?

O SharePoint é uma aplicação integrante do Microsoft Office 365 contendo duas versões, online e on-premises. A versão online torna a utilização muito facilitada e otimizada. Fica acessível em qualquer localização e permite a interação entre grupos de utilizadores.

Como funcionalidades mais importantes podemos destacar a facilidade como pode ser montado, customizado e gerido. O SharePoint permite criar estruturas de sites e incluir aqui bibliotecas e listas para guardar informação.

O menu dos sites de SharePoint pode ser alterado, de forma a esconder ou mostrar diferentes ligações. Pode ser adaptado à utilização mais conveniente tendo em conta as necessidades do utilizador. Os sub-sites podem herdar ou não o menu dependendo da configuração escolhida.

A informação pode ser gerida de diferentes formas, através de vistas que podem ser configuradas com regras, criação de grupos de permissões distintos e atribuídos em diferentes níveis, como sites, bibliotecas/listas, pastas dentro das bibliotecas, ou documentos/itens de lista.

Utilizar documentos que estejam numa lista de SharePoint, torna possível que vários utilizadores estejam a aceder ao mesmo tempo e que as alterações estejam a ser guardadas em tempo real. Outra vantagem é a capacidade de fazer o controlo de versões. É possível bloquear documentos para apenas uma pessoa editar, associar metadados ao documento e apoiar outro tipo de processos.

A integração do SharePoint com diferentes ferramentas do Office 365 é facilitada com a disponibilização de templates que permitem igualmente construir fluxos de trabalho.

Com os diferentes tipos de sites possíveis no SharePoint, é possível criar a Intranet ideal para a organização, seja para ter acesso aos dados do negócio, ter uma área de notícias, ou guardar informação de uma forma apelativa com aspeto de blog.

Existe a possibilidade de sincronizar uma biblioteca com o Desktop. Desta forma o utilizador tem um acesso direto via Windows aos ficheiros sem necessitar de utilizar o browser. Os ficheiros alterados são sincronizados automaticamente com a cloud. O utilizador pode usar a ferramenta de procura que permite procurar ficheiros/itens pelo nome, pelo conteúdo ou até mesmo por metadados associados. Não é restrito apenas ao site em questão, mas a qualquer informação que esteja na hierarquia direta abaixo.

A customização de uma página de SharePoint é feita de forma intuitiva, não sendo necessário nenhum tipo de conhecimento de programação ou utilização de código, existe uma extensa lista de componentes que podem ser utilizados, desde imagens, hiperligações, listas/bibliotecas, embeber vídeos de Youtube, etc.

O SharePoint tem uma área de administração onde podem ser geridas uma série de configurações. As configurações incluem a distribuição de espaço de armazenamento dos diferentes sites da organização e a gestão de utilizadores para os sites raiz que estejam criados no SharePoint.

Para utilizadores mais avançados e que exijam funcionalidades mais avançadas, o SharePoint inclui uma Framework que permite desenvolver à medida. As alterações feitas nesta framework permitem customizar o SharePoint através de 3 formas:

• Desenvolver uma WebPart (componentes que podem ser importados como os apresentados na figura acima), seja através da criação de um cabeçalho ou rodapé.
• Incluir código nas listas ou bibliotecas para visualmente otimizar a forma como vemos a informação ou para adicionar funcionalidades.
• Criar botões na barra de menus que chamam funções que complementem processos.

O que é o OneDrive?

O OneDrive é uma solução da Microsoft no Office 365 para armazenamento de ficheiros na cloud. É uma ferramenta multiplataforma. Os backups podem ser configurados para a mesma conta em dispositivos diferentes, dispositivos móveis e fixos.

Dispõe de uma série de recursos como a capacidade para backup de arquivos, a partilha com outros utilizadores, o acesso através do Windows sem ocupar espaço no computador e o reforço de proteção para arquivos. No caso da eliminação de um documento ou de uma pasta com vários documentos, é possível recuperar a informação. O OneDrive inclui uma funcionalidade de reciclagem que permite recuperar ficheiros até 30 dias após terem sido eliminados.

Outra característica é a capacidade de integrar o ambiente de trabalho e fotografias no OneDrive assegurando um backup constante dos dados que estão a ser utilizados/alterados. A ferramenta permite validar as diferenças entre a versão do documento final em comparação com as alterações anteriores realizadas.

O OneDrive permite escolher quais os ficheiros que serão mantidos no computador ou apenas na cloud, de forma a libertar memória local. Os ficheiros mantidos na cloud podem ser descarregados sempre que necessário.

Os ficheiros de OneDrive podem ser anexados diretamente em e-mails, tornando mais fácil a partilha da informação. Caso a necessidade seja só de editar ou melhorar a informação contida nos documentos, os utilizadores podem fazer uso da funcionalidade de colaboração, onde vários utilizadores têm a possibilidade de editar o mesmo documento em simultâneo.

Quando devo usar SharePoint?

Devo usar o SharePoint quando existe a necessidade de ter uma Intranet com a possibilidade de partilhar informação de uma forma simplificada e estruturada. Neste cenário, o SharePoint é a ferramenta ideal.

Quando devo usar OneDrive?

Devo usar o OneDrive quando a necessidade reside em ter os dados organizados e guardados na cloud, quer seja a nível particular ou empresarial. Aceder aos dados em qualquer lugar, sem dispensar de um elevado nível de segurança que protege os dados.

Preços SharePoint vs OneDrive

O SharePoint Online é usável através de uma licença de Office 365, que pode ser de níveis diferentes com os quais poderá dar acesso a outras tecnologias Microsoft.

Para mais informações aceder aqui.

O OneDrive tem uma versão que é gratuita até um limite de espaço de 5gb, para mais espaço é necessário subscrever um plano pago, que poderá ser OneDrive Standalone, ou pacotes de Microsoft 365.

Para mais informações aceder aqui.

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