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SharePoint – mais do que apenas Gestão Documental.


Vivemos num mundo digital. É algo que ouvimos muito facilmente atualmente.
Com a proliferação de ferramentas do Microsoft Word ou Excel, as empresas conseguiram estabelecer novos padrões na forma como organizam informação e produzem documentação.

Curiosamente a forma mais comum de armazenamento continua a ser uma pasta local na máquina individual. Com alguma sorte existem pastas partilhadas num servidor que permite a gestão de informação num local centralizado.
Adicionalmente o método de partilha de informação mais utilizado é o e-mail.

Há vários fatores que à partida passam despercebidos mas que quando os identificados facilmente permitem perceber a razão pela qual estes métodos não são boa ideia, de todo.

Pastas centralizadas são boa opção certo? Toda a gente acede ao mesmo local.
À partida uma pasta centralizada em que toda a organização acede parece ser boa ideia no entanto pensemos nos seguintes cenários:
• Como é que a informação é categorizada?
• É possível criar estruturas hierárquicas automaticamente?
• Com que facilidade consigo aceder à informação?
• Com que facilidade consigo pesquisar o que necessito?
• Como consigo disponibilizar informação que não obriga à criação de documentos, como notícias ou informação institucional?

Aproveitando a questão da partilha:
• Como partilho informação com pessoas dentro da minha organização?
• Como partilho informação com pessoas externas à minha organização e garanto que mais ninguém acede?

Qual a solução para estas questões?
Uma ferramenta de gestão documental claro pensamos nós.
Qual o problema associado?
• Mais uma ferramenta para aprender;
• Mais um passo a efetuar pois agora é necessário gravar a informação de uma certa forma;
• Mais custo para a organização.

Bem, a boa notícia é que nem tudo são más notícias.
O SharePoint online é uma componente do plano Office 365 que adiciona às ferramentas Office mais comuns como o Microsoft Word, Excel, PowerPoint, assim como Outlook, a capacidade de armazenar e gerir de forma centralizada, segura, pesquisável e categorizada toda a documentação de uma organização.

Se voltarmos às questões previamente identificadas é possível verificar que as respostas são bastante positivas:
• Como é que a informação é categorizada? É possível com fluxos categorizar informação automaticamente.
• É possível criar estruturas hierárquicas automaticamente? É possível integrar o SharePoint com sistemas Microsoft como Dynamics 365 Business Central ou Dynamics 365 for Sales e desta forma criar estruturas hierárquicas como por exemplo áreas dedicadas para cada cliente, fornecedor ou departamento.
• Com que facilidade consigo aceder à informação? Se tiver criado um documento no Excel, basta abrir o aplicativo e rapidamente acede a uma lista dos últimos documentos visualizados, mesmo estes estando no SharePoint.
• Com que facilidade consigo pesquisar o que necessito? Através de um motor de pesquisa integrado, que também pesquisa o conteúdo dos documentos.
• Como consigo disponibilizar informação que não obriga à criação de documentos, como notícias ou informação institucional? Com o SharePoint é possível criar portais de informação, transformando assim um sistema de gestão documental numa autentica intranet.
• Como partilho informação com pessoas dentro da minha organização? Através de um motor de definição de seguranças é possível garantir que apenas as pessoas certas têm acesso à informação certa.
• Como partilho informação com pessoas externas à minha organização e garanto que mais ninguém acede? SharePoint permite criar utilizadores como "guests" obrigando a que estes se autentiquem para aceder à informação partilhada
• Mais uma ferramenta para aprender; A adoção torna-se facilitada pois o paradigma é comum à ferramentas Office e consegue aceder, gravar e partilhar os documentos diretamente das aplicações Office sem nunca ter de ir ao portal.
• Mais um passo a efetuar pois agora é necessário gravar a informação de uma certa forma; Já respondido anteriormente
• Mais custo para a organização. Com alguns dos planos atuais existe a forte probabilidade que não vá aumentar o custo atual.


Parece bom demais para ser verdade mas o primeiro passo nunca é fácil. Para que as organizações consigam ser mais produtivas e organizadas é importante investirem o seu tempo para mais tarde o ganharem. Principalmente para as vezes em que o PC deixou de funcionar, o ficheiro foi sobreposto (o SharePoint tem versionamento automático) e o vigésimo email foi enviado desnecessariamente.

Quer assistir a uma demonstração da Gestão Documental com SharePoint? Preencha o formulário e aceda ao webcast gratuito Gestão Documental com SharePoint aqui.