Se usa Business Central para registar transações de vendas, o Power BI pode ajudá-lo a analisar vendas com dados do software de gestão. Veja como.
Antes de criar um relatório em Power BI, é necessário primeiro extrair os dados da fonte de dados que queremos analisar. O Power BI tem conetores que permitem ligar informação de centenas de fontes de dados. Neste exercício, vamos usar o Microsoft Dynamics 365 Business Central como fonte de dados. Este encontra-se alojado em SQL Server, e será essa a origem de dados que iremos utilizar.
Compreender a área de trabalho do Power BI
No Power BI devemos ter em conta a área central em branco, espaço onde nos é permitido criar as análises na forma visual. À direita temos os filtros, que podem ser aplicados num visual específico, numa página particular, ou em todas as páginas que o relatório tiver.
O painel de visualização mostra os diferentes tipos de gráficos que podemos desenhar e caso selecionado um visual, permite alterar as propriedades e configurar as variáveis que irá conter. À direita das visualizações temos o painel de tabela e respetivas colunas existentes. Na parte superior temos as definições do Power BI. Aqui podemos fazer várias manipulações, selecionar os dados a importar, importar formas, criar medidas, criar tabelas, mudar o tema, etc.
Do lado esquerdo da área central de desenho, temos 3 ícones que identificam funcionalidades:
- O primeiro está selecionado por defeito e identifica a vista de relatório, onde construímos o visual dos relatórios.
- O segundo é a vista de tabelas onde conseguimos ver dados existentes em cada uma das tabelas que temos importadas.
- O último identifica a gestão de relação entre as tabelas.
Selecionar o Business Central como origem de dados
Após selecionar a origem de dados como sendo do tipo SQL Server, ser-nos-á pedido o nome do servidor e a Base de Dados que pretendemos ligar. Logo de seguida temos de escolher as tabelas que desejamos importar. Neste caso prático para análise de vendas iremos trazer a tabela “ValueEntry” e a tabela “Item”. Selecionamos as duas tabelas e carregamos no botão de “Load”.
O passo seguinte será a criação de uma relação entre os dados. Existem duas formas para criar a relação entre dados:
- Menu superior, selecionar a aba de modelação, escolher a opção de gerir relações, que nos irá abrir uma janela. Selecionamos a opção de adicionar uma nova relação. Na janela aberta selecionamos na primeira caixa a tabela “Item”, o que irá mostrar 3 linhas de exemplo de dados. Para auxiliar a seleção da coluna a relacionar, seleciona-se a coluna “No_” e na caixa de seleção abaixo, tendo a tabela “ValueEntry” deve ser selecionada a coluna “Item No_” e fazer confirmar.
- Na barra do lado esquerdo selecionar o último ícone, onde iremos ter uma vista a mostrar as duas tabelas que importamos, podemos aí arrastar a coluna “No_” da tabela “Item” para cima do campo “Item No_” da tabela “Value Entry”.
Report: analisar vendas com dados Business Central
Após a finalização da importação dos dados e a ligação entre as tabelas, podemos começar a fazer as nossas análises. Para isso, precisamos de selecionar, na barra do lado esquerdo o primeiro ícone. Aqui testamos a vista de report.
Da tabela “Item”, vamos arrastar para a zona central em branco o campo “Description” que nos dá o nome dos produtos. Na tabela “ValueEntry” arrastamos o campo “Sales Amount (Actual)” e “Posting Date” para cima da tabela que foi criada com o campo anterior. Redimensionamos a tabela de forma a serem mais visíveis os dados.
Como na tabela aparecem vários valores a 0, podemos manipular de forma a ver apenas os que têm mais de 0. Para isso, selecionamos a tabela, na aba à direita dos filtros, selecionamos o campo “Sales Amount (Actual)”, escolhemos a condição para ser “não é” e colocamos na caixa imediatamente abaixo o valor “0”(zero). Para concluir, selecionamos em baixo “Aplicar filtro”, carregando lá, automaticamente os dados da tabela ficaram limpos.
Com este pequeno exercício conseguimos ter uma listagem de vendas de determinado produto. Se desejarmos filtrar para determinado produto ou para uma data específica ou intervalo de datas, pode-se repetir como descrito no passo filtragem do “Sales Amount (Actual)”, ou utilizar a partir da aba de visualização um visual chamado “Segmentação de Dados” (Slicer) e colocar nele o campo de data ou de produto.
Relatório de Vendas construído em Power BI com dados do ERP Dynamics 365 Business Central
Além do exemplo que descrevemos, podemos tornar o nosso relatório ainda mais completo. Podemos importar um maior número de tabelas com informação relevante e relacionada. Neste caso, devemos de assegurar uma boa modelação de dados (limpar dados duplicados, identificar anomalias, consultar a distribuição de valores, etc.).
Assegurar um ótimo modelo de dados é crucial para conseguir insights coerentes. Além disso, um bom modelo de dados torna a exploração de dados mais rápida, os relatórios mais rigorosos e mais fáceis de manter no futuro.
Finalmente e não menos importante, devemos escolher as visualizações (tipos de gráficos) que melhor descrevem a evolução do negócio e/ou a identificação de tendências.
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